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浅议企业合同管理审计

发布时间:2020.04.14点击数:54

 一、企业合同管理审计的涵义及其意义

  企业合同管理审计是改善企业内部管理水平,预防和降低经营、管理风险,维护企业的合法权益,促进企业价值的增加及目标的实现。在我国,对于包含合同管理审计的管理审计或增值型内部审计的理论研究还处于起步阶段,其在实践中的应用缺乏理论指导。我国加入WTO后,对外贸易的不断增长,合同的种类和数量不断增加,因合同而起的纠纷或造成的损失屡见不鲜。因此,在我国开展合同管理审计有着十分重要的意义。

  (一)合同管理审计是企业发展的内在需要

  在市场经济条件下,合同是连接各经济主体、处理经济关系的重要法律依据和经济纽带,同时也是产生纠纷的根源。企业合同的顺利签订和履行,是企业得以发展的前提和基础,是企业经营目标得以实现的重要保证。企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济行为,也是一种保障企业经营活动顺利进行的法律行为,是现代企业经营管理活动中的重要内容,是企业控制风险,增加价值、增强市场竞争力的基础和保证。因此,在企业内部进行合同管理审计,促进企业加强和改善合同管理,是企业发展的必然选择。

  (二)合同管理审计是内部审计向增值型内部审计发展的需要

  国际内部审计师协会(ⅡA)在《内部审计职业实务准则》中对内部审计作了重新定义:内部审计是一种独立、客观的确认和咨询活动,旨在增加组织价值和改善组织的运营。其通过运用系统的、规范的方法评价并改善风险管理、控制和治理过程的效果,帮助组织实现其目标。这一新定义表明内部审计是一项确认和咨询活动,是为增加组织价值和改进经营、实现组织的目标服务的,同时也表明内部审计已进入了增值型内部审计的新时代。内部审计要充分发挥自己独特的作用,充分体现自身的价值,须积极开展合同管理审计,为增加企业价值服务。

  二、企业合同管理审计的方法与内容

  根据企业的管理模式和要求、合同数量的多寡、内部审计机构资源等的不同,合同管理审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。

  (一)项目管理式审计

  项目管理式审计是有重点、有目的地将合同管理纳入年度审计计划,形成特定审计项目,并实施相应审计程序的审计模式。项目管理式审计主要审查合同的管理是否规范、有效,其主要内容包括四个方面:一是合同管理机构或管理网络的审查。企业的合同管理应首先建立健全管理机构或管理网络,审计时应着重审计企业合同管理机构或管理网络的设置是否合理;各机构之间的分工和职责是否明确,上下左右关系是否协调;组织最高领导层与合同管理机构及各个机构之间、各机构相互之间的信息交流是否充分;合同管理流转是否科学、有效;相互之间的控制是否有效;合同的履行是否受到定期检查等合同。二是管理人员素质的审查。企业合同管理人员的素质关系到企业合同管理工作的优劣,必须重视对合同管理人员素质的审查。首先应审查合同管理人员是否具备专业知识;其次应审查合同管理人员是否熟悉企业的内部运作流程和外部信息。此外,还应审查其是否具有较强的组织能力和协调能力,敏捷的洞察、分析能力,严密的逻辑思维能力,较强的责任心等。三是合同管理制度的审查。首先审查合同管理制度是否健全,尤其是一些重要的合同管理制度是否是根据企业实际而制定,包括:合同归口管理和分类专项管理制度、合同示范文本制度、合同授权委托制度、合同的审查制度或审计审签制度、合同的鉴证、公证制度、合同专用章管理制度、合同台账制度、合同档案制度、市场调研制度、大件大宗企业采购(包括物资、服务、工程等)或资产处置的制度。在对合同管理制度的健全性进行测试和评价后,还应对这些制度的执行情况进行检查。四是合同执行结果和管理效果的审查。主要审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果,如对方违约,是否及时组织索赔;如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。另外,还要审查合同管理效果是否达到合法、规范、效率、效益的要求。

  (二)过程参与式审计

  过程参与式审计是由专职内部审计人员对企业内部所签合同进行审计审签,参与监督合同管理的部分重要过程,实现合同审计审签的日常化。其审计的主要内容包括以下几方面:一是审“该不该签”,即对合同项目的可行性审查和效益性审查。应该检查合同项目是否列入年度计划,或经组织内有批准权的部门或领导批准;检查合同项目是否经过可行性研究或项目评估,其技术性、经济性是否达到了先进、合理;检查与立项有关的文件资料的真实性、可靠性;检查合同标的数量是否适当,企业的生产、经营能力是否能满足对方的要求,或者合同标的数量是否能满足企业的生产、经营的需求;检查合同履行时间是否充分考虑了企业的实际生产经营能力或实际需要。二是审“跟谁签”和“以什么样的价格签”,即对合同签约主体的选择和合同价格选择的合理性、适当性进行的审查。首先,对合同经办部门是否进行市场调研,是否采用了一定的合理方式确定合同主体和合同价格进行审查。其次,应对合同签约主体的合法性进行审查。当事人在订立合同时必须具有相应的民事行为能力。三是审“怎么签”,即对合同的形式、文本格式和合同条款进行审查。按照民法一般原则,合同属于不要式行为。审查时,首先注意合同形式是否符合法律、行政法规等规定。其次应审查合同文本的规范性。签订合同应当尽可能使用国家推行的示范文本,以保证合同条款的完备。对企业有特殊要求的,示范文本不能满足的,企业可以自行制定合同文本,但应向工商行政管理部门办理审批备案手续。对其他没有示范文本的,采用手写或微机打印的合同,要特别注意一式多份合同条款的一致性,防止被他人篡改内容,引起合同纠纷。在审查合同形式的合法性和文本格式的规范性后,要重点对合同条款的完备性进行审查。《合同法》规定,合同的内容由当事人约定,一般包括以下条款:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法。因此,审计人员应当按照合同的性质,依据相应的法律、法规对合同条款进行认真审查,确定合同主要条款有无遗漏,各条款内容是否具体、明确、切实可行,避免因合同条款不全或过于简单、抽象、原则,给合同履行带来困难。

  三、企业合同管理审计应注意的问题

  企业合同管理审计过程中不可避免也存着以下方面的问题,为提高合同管理审计的效率应其予以重视。

  (一)灵活运用合同管理审计模式,提供审计重点内容

  项目管理式审计和过程参与式审计,虽然在审计内容和方法上各有不同,但并不相互排斥,两者可以根据需要配合使用。大、中型规模的企业,合同数量相对较多,经营管理机构比较分散,对所有合同进行审计审签,可能存在一定的难度,不利于效率的提高,所以较宜采用项目管理式;小规模企业的合同数量相对较少,经营管理机构相对集中,宜采用过程参与式。日常工作中对合同的审计审签,主要是对合同的产生过程的合规性和合同文本的合法性、完整性以及所反映经济活动的效益性等的审查。而项目管理式审计是对合同管理的各个所涉环节进行的全面审计,既包括合同执行情况的审计,也包括合同台账建设,合同管理人员素质,合同管理制度建设和执行情况,合同档案管理情况等的审计。日常工作中对合同的审计审签具有很强的预防性、控制性,项目管理式审计具有全面性、建设性的特点;项目管理式审计内容中也含有对合同审计审签制度执行情况的审计,合同审计审签工作也为项目管理式审计积累了一定的基础,提供了审计重点内容。

  (二)统一手续规范与效率,提高审计人员素质

  应注意科学划分企业合同管理部门、法律事务部门、审计部门之间合同审查的权限或职责,既要防止相互依赖,又要防止重复审查。对合同管理进行审计,要求审计人员不仅要熟练掌握《合同法》,还要充分了解企业的生产、经营的特点及管理知识,确保合同能看得懂,能发现问题,能提出审计意见和建议。审计人员应参与重大合同产生的全部或部分重要过程。例如,市场调研、招投标、竞争性谈判等,对其中不合理行为,应及时提出改进意见,以确保实现签订重大合同的预期目标